保存打印出的紙質會計檔案
會計電算化的大部分會計檔案以電子數據的形式存放在磁盤、光盤等存儲介質上，這些數據離開了計算機系統后具有看不見、摸不著、修改不留痕跡的特點，具有一定的不安全隱患，同時有的電子數據也不具有法律效力。所以，要求已經實現會計電算化核算的單位，其會計檔案必須打印輸出，以紙質形式按《會計檔案管理辦法》的規定進行保管。
相關規定如下：
1.現金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結。
2.一般賬簿可以根據實際情況和工作需要按月、按季或按年打印;發生業務較少的賬簿，可滿頁打印。
3.在所有記賬憑證數據和明細賬數據都存儲在計算機內的情況下，總賬一般可用“總分類科目余額、發生額對照表”替代，“總分類科目余額、發生額對照表”一般要求每月打印一次。
4.明細賬要求每年打印一次或在需要時打印。
5.記賬憑證、總賬、現金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。
6.各單位每年形成的會計檔案，都應由財務會計部門按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊
對于會計數據量大的特大型單位，考慮到實行會計電算化后賬、證、表的打印工作量極大，在具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質保存會計檔案的條件下，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案后，可以采用上述存儲介質保存會計檔案，而無須打印。但這些單位要定期對存放在上述存儲介質上的數據進行復制，防止由于各種原因造成數據讀取的困難。采用上述存儲介質保存會計檔案的保存期限與打印輸出的書面形式的會計賬簿、報表相同。
系統開發資料和會計軟件系統也應視同會計檔案保管
會計電算化系統開發過程中的資料一般有：系統分析書、系統設計書、軟件測試報告、各種編碼說明、代碼清單、各種解決方案等，這些都應視同會計檔案保管，保管期截至該系統停止使用或有重大更改后5年。會計軟件系統也是會計電算化檔案，在保管過程中要特別注意版本的升級管理。
制定與實施檔案管理制度
檔案管理制度一般包括以下內容：
1.存檔的手續，主要是指各種審批手續，比如打印輸出的賬表，必須有會計主管、系統管理員的簽章才能存檔保管。
2.各種安全和保密措施。
3.檔案管理員的崗位責任制度。
4.檔案分類管理辦法。
5.檔案使用的各種審批手續。
6.各類文檔的保管期限及銷毀手續。
安全和保密措施
安全和保密措施
對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作。重要會計檔案應有雙備份，存放在兩個不同的地點，最好在兩個不同的建筑物內。采用磁盤、光盤等存儲介質保存會計檔案，要定期進行檢查和復制，防止由于介質損壞而使會計檔案丟失。
各種會計資料包括打印出的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機設備、光盤、微縮膠片等，未經相應審批手續，不得外借和拿出單位。經批準同意借閱的會計資料，應該履行相應的借閱手續，經手人必須簽字記錄。存放在可擦寫介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查，防止感染計算機病毒。
