第七節 計算機替代手工賬的基本要求

　　本節要點：
 

　　替代手工賬

　　替代手工賬的條件

　　如何替代手工賬

　　計算機與手工并行

　　遇到問題怎么辦

　　主要內容：

　　一、替代手工賬

　　替代手工賬包括兩個概念，即部分替代和全面替代手工記賬

　　替代手工賬只是會計核算電算化工作的“初級階段”

　　二、替代手工賬的條件(一個前提三個條件)

　　一個大前提是：計算機與手工會計核算應該并行3個月以上

　　計算機與手工核算的數據相互一致，軟件運行也安全可靠;

　　打印輸出的證賬表格式必須正確，簽名蓋章必須齊全

　　三個條件：

　　1.配備了專用的或主要應用于會計核算的軟硬件設備

　　2.配有與會計電算化工作需要相適應的專職人員

　　目前培訓的三種形式：

　　財政部組織全國開展的初級、中級、高級培訓

　　軟件公司提供的針對購買的會計軟件的培訓

　　由企業自己組織的培訓

　　3.建立相應的內部管理制度

　　包括崗位分工制度、操作管理制度、機房管理制度、會計檔案管理制度、會計數據與軟件管理制度

　　三、如何替代手工賬

　　替代手工賬的過程是會計工作從手工核算向電算化核算的過渡階段

　　1.整理手工會計業務數據。

　　(1)重新核對各項憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實相符

　　(2)整理各賬戶余額：

　　如果是在年初建賬，只需整理各賬戶的期初余額，如果是在年中某月建賬，需整理出以前各月各賬戶的發生額

　　(3)清理往來賬戶和銀行賬戶

　　2.建立會計賬戶體系并確定編碼

　　建立會計賬戶體系從一級會計科目開始，逐級設置明細科目編碼時，一級會計科目編碼按財政部規定的編碼方案執行;明細科目編碼按照具體編碼規則設置。一般情況下，會計科目編碼采用科目全編碼方案;即：本級科目全編碼=上一級科目全編碼+本級科目編碼。

　　原則：

　　(1)符合財政部和有關管理部門的規定。

　　(2)滿足本單位會計核算與管理的要求。

　　(3)滿足會計報表的要求，凡是報表所用的數據，如果需要從賬務系統中取數，必須設立相應的科目。

　　(4)要保持體系完整，不能只有下級科目而沒有上級科目。

　　(5)要保持科目的相對穩定性。

　　(6)應考慮與子系統的銜接，凡是與其他各子系統有關的科目，在整理時應將各子系統中的核算大類在賬務處理系統中設為最底層科目。

　　3.規范各類賬證表格式和會計核算方法與過程

　　4.會計軟件初始化(了解)

　　如：賬務處理初始化的主要內容：

　　工資核算初始化的主要內容

　　四、計算機與手工并行

　　1、計算機與手工并行是指在會計軟件使用的最初階段，人工與計算機同時進行會計處理的過程。

　　2、試運行的時間，最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的會計時期，這樣才能更全面的比較手工數據和電算化數據，應預先估計可能出現的問題

　　3、在試運行階段，前期以人工為主計算機為輔，后期則以計算機處理為主

　　4、在試運行階段，人工與計算機數據對比時，要進行如下工作：

　　1)檢驗各種核算方法

　　2)檢查會計科目體系的正確性和完整性

　　3)考查操作熟練程度

　　4)糾正會計軟件程序錯誤或業務處理錯誤