第二節 會計核算軟件的要求
新修訂的《中華人民共和國會計法》規定：使用電子計算機進行會計核算的單位，其使用的會計軟件應當符合國家統一的會計制度規定，達到國務院財政部門規定的標準，并應當經過相應機關的評審通過后方可投入使用。投入使用后，必須保持會計核算軟件的相對穩定性，不允許任何人隨意修改。
一、會計核算軟件的基本要求
根據《會計法》和國家統一的會計制度規定，會計核算軟件設計、應用、維護應當符合以下基本要求：
（1）合法：會計核算軟件設計應當符合我國法律、法規、規章的規定，保證會計數據合法、真實、準確、完整，有利于提高會計核算工作效率。
（2）分期：會計核算軟件應當按照國家統一的會計制度的規定劃分會計期間，分期結算賬目和編制會計報表。
（3）中文：會計核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，可以同時提供少數民族文字或者外國文字對照。
（4）權限：會計核算軟件必須提供人員崗位及操作權限設置的功能。
（5）標準：會計核算軟件應當符合GB/T19581—2004《信息技術—會計核算軟件數據接口》國家標準的要求。
（6）穩定：會計核算軟件在設計性能允許使用范圍內，不得出現由于自身原因造成死機或者非正常退出等情況。
（7）恢復：會計核算軟件應當具有在機內會計數據被破壞的情況下，利用現有數據恢復到最近狀態的功能。
（8）升級：單位修改、升級正在使用的會計核算軟件，改變會計核算軟件運行環境，應當建立相應的審批手續。
（9）服務：會計核算軟件開發銷售單位必須為使用單位提供會計核算軟件操作人員培訓、會計核算軟件維護、版本更新等方面的服務。
二、會計數據輸入功能的基本要求
會計核算軟件的會計數據輸入采用鍵盤手工輸入、軟盤轉入和網絡傳輸等幾種形式。另外，會計核算軟件一個功能模塊中所需的數據，可以根據需要從另一個功能模塊中取得，也可以根據另一功能模塊中的數據生成。
（一）對初始數據輸入的基本要求
1．輸入會計核算所必需的期初數字及有關資料，包括總分類會計科目和明細分類會計科目名稱、編號、年初數、累計發生額及有關數量指標等；
2．輸入需要在本期進行對賬的未達賬項；
3．選擇會計核算方法，包括記賬方法、固定資產折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等。會計核算軟件對會計核算方法的更改過程，在計算機內應當有相應的記錄；
4．定義自動轉賬憑證，包括會計制度允許的自動沖回憑證等；
5．輸入操作人員崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權限、操作密碼等；
（二）會計核算軟件輸入原始憑證的相關要求
1.輸入記賬憑證的同時，輸入相應原始憑證；
2.記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會計核算軟件自動生成記賬憑證；
3.如原始憑證需要修改，會計核算軟件應當在留有痕跡的前提下，提供修改和對修改后的機內原始憑證與相應記賬憑證是否相符進行校驗的功能。
（三）會計核算軟件輸入記賬憑證的相關要求
1.會計核算軟件應當提供輸入記賬憑證的功能，輸入項目包括：填制憑證日期、憑證編號、經濟業務內容摘要、會計科目或編號、金額等。輸入的記賬憑證的格式和種類應當符合國家統一會計制度的規定。
2.在輸入記賬憑證過程中，會計核算軟件必須提供以下提示功能：
（1）正在輸入的記賬憑證編號是否與已輸入的機內記賬憑證編號重復；
（2）以編號形式輸入會計科目的，應當提示該編號所對應的會計科目名稱；
（3）正在輸入的記賬憑證中的會計科目借貸雙方金額不平衡，或沒有輸入金額，應予以提示并拒絕執行；
（4）正在輸入的記賬憑證有借方會計科目而無貸方會計科目，或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，應予以提示并拒絕執行；
（5）正在輸入的收款憑證借方科目不是“現金”或“銀行存款”科目、付款憑證貸方科目不是“現金”或“銀行存款”科目的，應予以提示并拒絕執行。
（6）會計核算軟件應提供對已經輸入尚未記賬的記賬憑證進行修改和審核的功能。
（7）對同一張記賬憑證，應當具有權限控制功能。
（四）會計核算軟件審核、修改記賬憑證的相關要求
1．采用直接輸入原始憑證由會計核算軟件自動生成記賬憑證的，在生成正式機內記賬憑證前，應當進行審核確認。
2．由賬務處理模塊以外的其他業務子系統生成會計憑證數據的，應當經審核確認后生成記賬憑證。
3．發現已經輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，應當采用紅字憑證沖銷法或者補充憑證法進行更正，紅字可用負號“-”表示。
4．會計核算軟件應當分別提供對審核功能與輸入、修改功能的使用權限進行控制，即對同一張記賬憑證，應當分別對審核功能與輸入、修改功能的使用權限進行控制。
5．對已經輸入但未登記會計賬簿的機內記賬憑證，應提供修改與審核功能。審核通過后不能對機內憑證進行修改。在修改的過程中，也應該給出前面要求的各項提示。
（五）會計核算軟件對處理外幣核算業務的相關要求
1.適用于外國貨幣核算業務的會計核算軟件，應當提供輸入有關外國貨幣憑證的功能。通用會計核算軟件還可以在初始化功能中提供選擇記賬本位幣的功能。
2.采用統帳制核算外國貨幣的會計核算軟件，應當提供在當期外國貨幣業務發生期初和業務發生時，輸入期初和當時的外匯牌價的功能。記賬憑證中外國貨幣金額輸入后，會計核算軟件應當立即自動折合為記賬本位幣金額。
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三、會計數據處理功能的基本要求
（一）會計核算軟件記賬的相關要求
1．根據審核通過的機內記賬憑證或者計算機自動生成的記賬憑證或者記賬憑證匯總表登記總分類賬；
2．根據審核通過的機內記賬憑證和相應機內原始憑證登記明細分類賬；
3. 總分類賬和明細分類賬可以同時登記或者分別登記，可以在同一功能模塊中登記或者在不同功能模塊中登記；
4．會計核算軟件可以提供機內會計憑證審核通過后直接登賬或成批登賬的功能；
5. 機內總分類賬和明細分類賬登記時，應當計算出各會計科目的發生額和余額。
（二）會計核算軟件對賬、結賬的相關要求
1．會計核算軟件應當具有自動進行銀行對賬并自動生成銀行存款余額調節表的功能。
2．應當具有機內會計數據按照規定的會計期間進行結賬的功能。
3．機內總分類賬和明細分類賬可以同時結賬，也可以由處理明細分類賬的模塊先結賬、處理總分類賬的模塊后結賬。
4．機內總分類賬結賬之前，應當與機內明細分類賬進行核對，如果不一致，總分類賬不能結賬。
（三）會計核算軟件生成報表的相關要求
會計核算軟件應當提供符合國家統一會計制度規定的自動編制會計報表的功能。
（四）會計核算軟件提供的其他數據處理功能
通用會計核算軟件應當同時提供國家統一會計制度允許使用的多種會計核算方法供用戶選擇。
會計軟件應當采取加密存儲、用戶身份驗證等多種手段確保會計數據安全保密，防止對數據的未授權訪問、復制、篡改和刪除。
四、會計數據輸出功能的基本要求
（一）會計核算軟件提供查詢的相關要求
1.查詢機內總分類會計科目和明細分類科目的名稱、編號、年初余額、期初余額、累計發生額、本期發生額和余額等項目；
2.查詢本期已經輸入并登賬和未登帳的機內記賬憑證、原始憑證；
3.查詢機內本期和以前各期的總分類賬和明細分類賬；
4.查詢往來賬款項目的結算情況；
5.查詢本期和以前各期的會計報表。
（二）會計核算軟件對機內數據的打印輸出要求
1.會計核算軟件應當提供機內記賬憑證打印輸出的功能，打印格式和內容應當符合國家統一的會計制度的規定。
2.會計核算軟件可以提供機內原始憑證打印輸出的功能，打印輸出原始憑證的格式和內容應當符合國家統一的會計制度的規定。
3.會計核算軟件必須提供會計賬簿、會計報表的打印輸出功能，打印輸出的會計賬簿、會計報表的格式和內容應當符合國家統一的會計制度的規定。
4.在機內總分類賬和明細分類賬的直接登賬依據完全相同的情況下，總分類賬可以用總分類賬戶本期發生額對照表替代。
5．在保證會計賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的會計賬簿中的表格線條可以適當減少。
6.會計核算軟件可以提供機內會計賬簿的滿頁打印輸出功能。
7.打印輸出的機內會計賬簿、會計報表，如果是根據已結賬數據生成的，則應當在打印輸出的會計賬簿、會計報表上打印一個特殊標記，以示區別。
（三）會計核算軟件提供的其他數據輸出要求
1.根據機內會計憑證和據以登記的相應賬簿生成的各種機內會計報表數據，會計核算軟件不能提供直接修改功能。
2.會計年度終了進行結賬時，會計核算軟件應當提供在數據磁帶、可裝卸硬盤或者軟盤等存儲介質的強制備份功能。
五、會計核算軟件必須保證機內數據的安全
1.防止非指定人員擅自使用的功能和對指定操作人員實行使用權限控制的功能。
2.對存儲的數據文件和程序文件，加密措施。
3.利用現有數據恢復到最近狀態。
