考點(diǎn)33 會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求
 

　　作為會(huì)計(jì)核算軟件初始化和日常應(yīng)用過(guò)程的重要組成部分，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸入始終是我們重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。輸入的數(shù)據(jù)主要有三大類：初始數(shù)據(jù)、記賬憑證數(shù)據(jù)和原始憑證數(shù)據(jù)。

　　(一)對(duì)初始數(shù)據(jù)輸入的基本要求

　　在會(huì)計(jì)賬套正式啟用之前，會(huì)計(jì)核算軟件必須進(jìn)行初始化設(shè)置。會(huì)計(jì)核算軟件必須具備以下初始化功能：

　　1.輸入會(huì)計(jì)核算所必需的期初數(shù)據(jù)及有關(guān)資料，包括各級(jí)會(huì)計(jì)科目名稱、編號(hào)、年初數(shù)、期初數(shù)、累計(jì)發(fā)生額及有關(guān)數(shù)量指標(biāo)等。

　　2.輸入需要在本期進(jìn)行對(duì)賬的未達(dá)賬項(xiàng)。

　　3.選擇會(huì)計(jì)核算方法，包括記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計(jì)價(jià)方法、成本核算方法等。會(huì)計(jì)核算軟件對(duì)會(huì)計(jì)核算方法的更改過(guò)程，在計(jì)算機(jī)內(nèi)應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的記錄。

　　4. 定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證，包括會(huì)計(jì)制度允許的自動(dòng)沖回憑證等。

　　5. 明確操作人員的崗位分工情況，包括操作人員登錄名、密碼、姓名、操作權(quán)限等。

　　6. 必須提供必要的方法對(duì)輸入的初始數(shù)據(jù)進(jìn)行正確性校驗(yàn)。

　　7.會(huì)計(jì)核算軟件中采用的總分類會(huì)計(jì)科目名稱、編碼方法，必須符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。

　　由于初始化工作是對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的直接輸入和修改，因此初始化工作結(jié)束并經(jīng)確認(rèn)后，有關(guān)功能應(yīng)當(dāng)關(guān)閉，以防用戶繞過(guò)正常賬務(wù)處理程序直接對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。

　　(二)對(duì)記賬憑證輸入的基本要求

　　1.會(huì)計(jì)核算軟件必須提供輸入記賬憑證的功能，輸入內(nèi)容包括填制憑證日期、憑證編號(hào)、業(yè)務(wù)摘要、會(huì)計(jì)科目名稱或編號(hào)、金額、附件張數(shù)等。

　　2.記賬憑證的編號(hào)可以由手工輸入，也可以由會(huì)計(jì)核算軟件自動(dòng)產(chǎn)生。會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)對(duì)記賬憑證編號(hào)的連續(xù)性進(jìn)行控制。

　　(三)對(duì)記賬憑證的控制功能

　　會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供以下控制功能，確保記賬憑證的編制和處理符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定：

　　1.正在輸入的記賬憑證編號(hào)是否與輸入的機(jī)內(nèi)記賬憑證編號(hào)重復(fù)，如重復(fù)，予以提示并拒絕保存。

　　2.以編號(hào)形式輸入會(huì)計(jì)科目的，自動(dòng)顯示該編號(hào)所對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目名稱。

　　3.正在輸入的記賬憑證中的會(huì)計(jì)科目，當(dāng)借貸雙方金額不平衡或沒(méi)有輸入金額時(shí)，應(yīng)提示并拒絕保存。

　　4.正在輸入的記賬憑證有借方會(huì)計(jì)科目而無(wú)貸方會(huì)計(jì)科目或者有貸方會(huì)計(jì)科目而無(wú)借方會(huì)計(jì)科目的，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行。

　　5.正在輸入的收款憑證的借方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目、付款憑證的貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目時(shí)，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行。

　　6.會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)提供對(duì)已經(jīng)輸入但未登記會(huì)計(jì)賬簿的機(jī)內(nèi)記賬憑證(不包括會(huì)計(jì)核算軟件自動(dòng)產(chǎn)生的機(jī)內(nèi)記賬憑證)進(jìn)行修改的功能，在修改過(guò)程中，應(yīng)同樣給出與輸入記賬憑證時(shí)規(guī)定的各項(xiàng)提示。

　　7.對(duì)同一張記賬憑證，應(yīng)分別對(duì)審核功能和輸入修改功能的使用權(quán)限進(jìn)行控制。

　　(四)對(duì)原始憑證輸入的基本要求

　　1.輸入記賬憑證的同時(shí)輸入相應(yīng)的原始憑證;輸入的有關(guān)原始憑證匯總金額與輸入的記賬憑證相應(yīng)金額不等時(shí)，軟件應(yīng)當(dāng)給予提示并拒絕通過(guò);在對(duì)已經(jīng)輸入的記賬憑證進(jìn)行審核的同時(shí)，應(yīng)對(duì)輸入的所附原始憑證進(jìn)行審核;輸入的記賬憑證通過(guò)審核或登賬后，與其對(duì)應(yīng)的原始憑證不能直接進(jìn)行修改。

　　2. 記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會(huì)計(jì)核算軟件自動(dòng)生成記賬憑證;會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供對(duì)已經(jīng)輸入但未被審核的原始憑證進(jìn)行修改和審核的功能，審核通過(guò)后，即可生成相應(yīng)的記賬憑證;記賬憑證審核通過(guò)或者登賬后，與其對(duì)應(yīng)的原始憑證不能直接進(jìn)行修改。