三、記賬憑證的填制

　　(一)記賬憑證的填制要求

　　填制記賬憑證是一項重要的會計工作，為了便于登記賬簿，保證賬簿記錄的正確性，填制記賬憑證應符合以下要求：

　　1、依據真實。除結賬和更正錯誤外，記賬憑證應根據審核無誤的原始憑證及有關資料填制，記賬憑證必須附有原始憑證并如實填寫所附原始憑證的張數。記賬憑證所附原始憑證張數的計算一般應以原始憑證的自然張數為準。如果記賬憑證中附有原始憑證匯總表，則應該把所附的原始憑證和原始憑證匯總表的張數一起記入附件的張數之內。但報銷差旅費等零散票券，可以粘貼在一張紙上，作為一張原始憑證。一張原始憑證如果涉及到幾張記賬憑證的，可以將原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面，在該主要記賬憑證摘要欄注明“本憑證附件包括XX號記賬憑證業務”字樣，并在其他記賬憑證上注明該主要記賬憑證的編號或者附上該原始憑證的復印件，以便復核查閱。如果一張原始憑證所列的支出需要由兩個以上的單位共同負擔時，應當由保存該原始憑證的單位開給其他應負擔單位原始憑證分割單，原始憑證分割必須具備原始憑證的基本內容，并可作為填制記賬憑證的依據，計算在所附原始憑證張數之內。

　　2、內容完整。記賬憑證應具備的內容都要具備，要按照記賬憑證上所列項目逐一填寫清楚，有關人員的簽名或者蓋章要齊全不可缺漏。如有以自制的原始憑證或者原始憑證匯總表代替記賬憑證使用的，也必須具備記賬憑證應有的內容。金額欄數字的填寫必須規范、準確，與所附原始憑證的金額相符。金額登記方向、數字必須正確，角分位不留空格。

　　3、分類正確。填制記賬憑證，要根據經濟業務的內容，區別不同類型的原始憑證，正確應用會計科目和記賬憑證。記賬憑證可以根據每一張原始憑證填制，或者根據若干張同類原始憑證匯總填制，也可以根據原始憑證匯總表填制，但不得將不同內容或類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上，會計科目要保持正確的對應關系。一般情況下，現金或銀行存款的收、付款業務，應使用收款憑證或付款憑證;不涉及現金和銀行存款收付的業務，如將現金送存銀行，或者從銀行提取現金，應以付款業務為主，只填制付款憑證不填制收款憑證，以避免重復記賬。在一筆經濟業務中，如果既涉及到現金或銀行存款收、付，又涉及到轉賬業務，則應分別填制收款或付款憑證和轉賬憑證。例如，單位職工出差歸來報銷差旅費并交回剩余現金時，就應根據有關原始憑證按實際報銷的金額填制一張轉賬憑證，同時按收回的現金數額填制一張收款憑證。各種記賬憑證的使用格式應相對穩定，特別是在同一會計年度內，不宜隨意更換，以免引起編號、裝訂、保管方面的不便與混亂。

　　4、日期正確。記賬憑證的填制日期一般應填制記賬憑證當天的日期，不能提前或拖后;按權責發生制原則計算收益、分配費用、結轉成本利潤等調整分錄和結賬分錄的記賬憑證，雖然需要到下月才能填制，但為了便于在當月的賬內進行登記，仍應填寫當月月末的日期。

　　5、連續編號。為了分清會計事項處理的先后順序，以便記賬憑證與會計賬簿之間的核對，確保記賬憑證完整無缺，填制記賬憑證時，應當對記賬憑證連續編號。記賬憑證編號的方法有多種：一種是將全部記賬憑證作為一類統一編號;另一種是分別按現金和銀行存款收入業務、現金和銀行付出業務、轉賬業務三類進行編號，這樣記賬憑證的編號應分為收字第X號、付字第X號、轉字第X號;還有一種是分別按現金收入、現金支出、銀行存款收入、銀行存款支出和轉賬業務五類進行編號，這種情況下，記賬憑證的編號應分為現收字第X號、現付字第X號、銀收字第X號、銀付字第X號和轉字第X號，或者將轉賬業務按照具體內容再分成幾類編號。各單位應當根據本單位業務繁簡程度、會計人員多寡和分工情況來選擇便于記賬、查賬、內部稽核、簡單嚴密的編號方法。無論采用哪一種編號方法，都應該按月順序編號，即每月都從一號編起，按自然數1、2、3、4、5……順序編至月末，不得跳號、重號。一筆經濟業務需要填制兩張或兩張以上記賬憑證的，可以采用分數編號法進行編號，例如有一筆經濟業務需要填制三張記賬憑證，憑證順序號為6，就可以編成6 1/3、6 2/3 、6 3/3，前面的數表示憑證順序，后面分數的分母表示該號憑證共有三張，分子表示三張憑證中的第一張、第二張、第三張。

　　6、簡明扼要。 記賬憑證的摘要欄是填寫經濟業務簡要說明的，摘要應以原始憑證內容一致，能正確反映經濟業務的主要內容，既要防止簡而不明，又要防止過于繁瑣。應能使閱讀者通過摘要就能了解該項經濟業務的性質、特征，判斷出會計分錄的正確與否，一般不需要再去翻閱原始憑證或詢問有關人員。

　　7、分錄正確。 會計分錄是記賬憑證中重要的組成部分，在記賬憑證中，要正確編制會計分錄并保持借貸平衡，就必須根據國家統一會計制度的規定和經濟業務的內容，正確使用會計科目，不得任意簡化或改動。應填寫會計科目的名稱，或者同時填寫會計科目的名稱和會計科目編號，不應只填編號，不填會計名稱。應填明總賬科目和明細科目，以便于登記總賬和明細分類賬。會計科目的對應關系要填寫清楚，應先借后貸，一般填制一借一貸，一借多貸或者多借一貸的會計分錄。但如果某項經濟業務本身就需要編制一個多借多貸的會計分錄時，也可以填制多借多貸的會計分錄，以集中反映該項經濟業務的全過程。填入金額數字后，要在記賬憑證的合計行計算填寫合計金額。記賬憑證中借、貸方的金額必須相等，合計數必須計算正確。

　　8、空行注銷。 填制記賬憑證時，應按行次逐行填寫，不得跳行或留有空行。記賬憑證填完經濟業務后，如有空行，應當在金額欄自最后一筆金額數字下的空行至合計數上的空行處劃斜線或“～”行線注銷。

　　9、填錯更改。 填制記賬憑證時如果發生錯誤，應當重新填制。已經登記入賬的記賬憑證在當年內發生錯誤的，如果是使用的會計科目或記賬憑證方向有錯誤，可以用紅字金額填制一張與原始憑證內容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證”字樣，同時再用藍字重新填制一張正確的記賬憑證，在摘要欄注明“更正某月某日某號憑證”字樣;如果會計科目和記賬方向都沒有錯誤，只是金額錯誤，可以按正確數字和錯誤數字之間的差額，另編一張調整的記賬憑證，調增金額用藍數字，調減金額用紅數字。發現以前年度的金額有錯誤時，應當用藍字填制一張更正的記賬憑證。

　　記賬憑證中，文字、數字和貨幣符號的書寫要求，與原始憑證相同。實行會計電算化的單位，其機制記賬憑證應當符合對記賬憑證的基本要求，打印出來的機制憑證上，要加蓋制單人員、審核人員、記賬人員和會計主管人員印章或者簽字，以明確責任。

　　(二)記賬憑證的填制方法

　　1、單式記賬憑證的填制

　　單式記賬憑證，就是在一張憑證上只填列一個會計科目。一項經濟業務的會計分錄涉及幾個會計科目，就填幾張記賬憑證。為了保持會計科目間的對應關系，便于核對，在填制一個會計分錄時編一個總號，再按憑證張數編幾個分號，如第4筆經濟業務涉及三個會計科目，編號則為4 1/3，4 2/3 ，4 3/3。

　　單式記賬憑證中,填列借方賬戶名稱的稱為借項記賬憑證，填列貸方賬戶名稱的稱為貸項記賬憑證。為了便于區別，兩者常用不同的顏色印制。

　　2、復式記賬憑證的填制。

　　復式記賬憑證就是在一張記賬憑證上記載一筆完整的經濟業務所涉及的全部會計科目。為了清晰地反映經濟業務的來龍去脈，不應將不同的經濟業務合并填制。

　　(1)收款憑證的填制

　　收款憑證是根據審核無誤的現金和銀行存款收款業務的原始憑證編制的。收款憑證左上角的“借方科目”，按收款的性質填寫“現金”或者“銀行存款”;日期填寫的是編制本憑證的日期;右上角填寫編制收款憑證順序號：“摘要欄”簡明扼要地填寫經濟業務的內容梗概;“貸方科目”欄內填寫與收入“現金”或“銀行存款”科目相對應的總賬科目及所屬明細科目;“金額”欄內填寫實際收到的現金或銀行存款的數額，各總賬科目與所屬明細科目的應貸金額，應分別填寫與總賬科目或明細科目同一行的“總賬科目”或“明細科目”金額欄內;“金額欄”的合計數，只合計“總賬科目”金額，表示借方科目“現金”或“銀行存款”的金額;“記賬欄”供記賬人員在根據收款憑證登記有關賬簿后作記號用，表示已經記賬，防止經濟業務的事項的重記或漏記，;該憑證右邊“附件 張”根據所附原始憑證的張數填寫;憑證最下方有關人員簽章處供有關人員在履行了責任后簽名或簽章，以明確經濟責任。

　　(2)付款憑證的填制

　　付款憑證是根據審核無誤的現金和銀行付款業務的原始憑證編制的。付款憑證的左上角“貸方科目”，應填列“現金”或者“銀行存款”，“借方科目”欄應填寫與“現金”或“銀行存款”科目相對應的總賬科目及所屬的明細科目。其余各部分的填制方法與收款憑證基本相同，不再述及。

　　(3)轉賬憑證的填制

　　轉賬憑證是根據審核無誤的不涉及現金和銀行存款收付的轉賬業務的原始憑證編制的。轉賬憑證的“會計科目”欄應按照先借后貸的順序分別填寫應借應貸的總賬科目及所屬的明細科目;借方總賬科目及所屬明細科目的應記金額，應在與科目同一行的“借方金額”欄內相應欄次填寫，貸方總賬科目及所屬明細科目的應記金額，應在與科目同一行的“貸方金額”欄內相應欄次填寫;“合計”行只合計借方總賬科目金額和貸方總賬科目金額，借方總賬科目金額合計數與貸方總賬金額合計數應相等。

　　下面分別舉例說明收款憑證、付款憑證和轉賬憑證的填制。

　　四、記賬憑證的審核

　　記賬憑證編制以后，必須由專人進行審核，借以監督經濟業務的真實性、合法性和合理性，并檢查記賬憑證的編制是否符合要求。特別要審核最初證明經濟業務實際發生、完成的原始憑證。因此，對記賬憑證的審核是一項嚴肅細致、政策性很強的工作。只有做好這項工作才能正確地發揮會計反映和監督的作用。記賬憑證審核的基本內容包括以下幾項：

　　1、內容是否真實。審核記賬憑證是否有原始憑證為依據，所附原始憑證的內容是否與記賬憑證的內容一致，記賬憑證匯總表的內容與其所依據的記賬憑證的內容是否一致等。

　　2、項目是否齊全。審核記賬憑證各項目的填寫是否齊全，如日期、憑證編號、摘要、金額、所附原始憑證張數及有關人員簽章等。

　　3、科目是否準確。審核記賬憑證的應借、應貸科目是否正確，是否有明確的賬戶對應關系，所使用的會計科目是否符合國家統一的會計制度的規定等。

　　4、金額是否正確。審核記賬憑證所記錄的金額與原始憑證的有關金額是否一致、計算是否正確，記賬憑證匯總表的金額與記賬憑證的金額合計是否相符等。

　　5、書寫是否規范。審核記賬憑證中的記錄是否文字工整、數字清晰，是否按規定進行更正等。

　　在審核過程中，如果發現不符合要求的地方，應要求有關人員采取正確的方法進行更正。只有經過審核無誤的記賬憑證，才能作為登記賬簿的依據。