第二節(jié) 會(huì)計(jì)檔案保管
一、會(huì)計(jì)檔案的歸檔
根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，各單位當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。
當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年。期滿之后，應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編制移交清冊，移交本單位的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管，但出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，一般不得拆封。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
二、會(huì)計(jì)檔案的保管期限
會(huì)計(jì)檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。
各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)，分為永久、定期兩類。永久檔案即長期保管，不可以銷毀的檔案;定期檔案根據(jù)保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五種。各類會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照表9-1和表9-2所列期限執(zhí)行，表中會(huì)計(jì)保管期限為最低保管期限。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定了我國企業(yè)和其他組織、預(yù)算單位等會(huì)計(jì)檔案的保管期限，該辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案的保管期限為最低保管期限，具體可以分為：
1.需要永久保存的會(huì)計(jì)檔案有：會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)政總預(yù)算、行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報(bào)(決算)。
2.保管期限為25年的會(huì)計(jì)檔案有：現(xiàn)金和銀行存款日記賬、稅收日記賬(總賬)和稅收票證分類出納賬。
3.保管期限為15年的會(huì)計(jì)檔案有：會(huì)計(jì)憑證類;總賬、明細(xì)賬、日記賬(不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬)和輔助賬簿;會(huì)計(jì)移交清冊;行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證;各種完稅憑證和繳、退庫憑證;財(cái)政總預(yù)算撥款憑證及其他會(huì)計(jì)憑證;農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證。
4.保管期限為10年的會(huì)計(jì)檔案有：國家金庫編送的各種報(bào)表及繳庫退庫憑證;各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表;財(cái)政總預(yù)算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報(bào)、國家金庫年報(bào)、基本建設(shè)、撥貸款年報(bào);稅收會(huì)計(jì)報(bào)表(包括票證報(bào)表)。
5.保管期限為5年的會(huì)計(jì)檔案有：固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年;銀行存款余額調(diào)節(jié)表;銀行對賬單;財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表;行政單位和事業(yè)單位會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表。
6.保管期限為3年的會(huì)計(jì)檔案有：月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告;財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)旬報(bào)。
表9-1、表9-2為《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限。
企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表
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序號(hào)
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檔案名稱
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保管期限
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備注
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一
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會(huì)計(jì)憑證類
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1
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原始憑證
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15年
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2
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記賬憑證
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15年
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3
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匯總憑證
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15年
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二
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會(huì)計(jì)賬簿類
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4
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總賬
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15年
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包括日記總賬
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5
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明細(xì)賬
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15年
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6
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日記賬
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15年
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現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年
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7
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固定資產(chǎn)卡片
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固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年
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8
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輔助賬簿
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15年
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三
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財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類
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包括各級(jí)主管部門匯總財(cái)務(wù)報(bào)告
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9
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月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告
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3年
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包括文字分析
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10
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年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告（決算）
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永久
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包括文字分析
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四
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其它類
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11
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會(huì)計(jì)移交清冊
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15年
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12
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會(huì)計(jì)檔案保管清冊
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永久
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13
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會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊
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永久
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14
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銀行存款余額調(diào)節(jié)表
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5年
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15
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銀行對賬單
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5年
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表9-2 財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表
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檔案名稱
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保管期限
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備注
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財(cái)政
總預(yù)算
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行政單位
事業(yè)單位
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稅收會(huì)計(jì)
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一
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會(huì)計(jì)憑證類
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1
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國家金庫編送的各種報(bào)表及繳庫退庫憑證
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10年
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10年
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2
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各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表
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10年
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3
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行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證
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15年
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包括：原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表
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4
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各種完稅憑證和繳、退庫憑證
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15年
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繳款書存根聯(lián)在銷號(hào)后保管2年
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5
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財(cái)政總預(yù)算撥款憑證及其他會(huì)計(jì)憑證
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15年
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包括：撥款憑證和其他會(huì)計(jì)憑證
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6
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農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證
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15年
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二
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會(huì)計(jì)賬簿類
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7
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日記賬
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15年
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15年
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8
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總賬
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15年
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15年
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15年
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9
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稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬
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25年
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10
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明細(xì)分類、分戶賬或登記簿
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15年
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15年
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15年
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11
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現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬
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25年
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25年
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12
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行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)明細(xì)賬（卡片）
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行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年
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三
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財(cái)務(wù)報(bào)告類
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13
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財(cái)政總決算
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永久
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14
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行政單位和事業(yè)單位決算
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10年
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永久
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15
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稅收年報(bào)（決算）
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10年
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永久
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16
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國家金庫年報(bào)（決算）
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10年
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17
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基本建設(shè)撥、貸款年報(bào)（決算）
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10年
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18
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財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)旬報(bào)
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3年
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所屬單位報(bào)送的保管2年
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19
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財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表
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5年
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所屬單位報(bào)送的保管2年
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20
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行政單位和事業(yè)單位會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表
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5年
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所屬單位報(bào)送的保管2年
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21
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稅收會(huì)計(jì)報(bào)表（包括票證報(bào)表）
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10年
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電報(bào)保管1年，所屬稅務(wù)單位報(bào)送的保管3年
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四
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其他類
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22
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會(huì)計(jì)移交清冊
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15年
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15年
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15年
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23
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會(huì)計(jì)檔案保管清冊
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永久
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永久
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永久
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24
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會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊
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永久
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永久
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永久
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注：稅務(wù)機(jī)關(guān)的稅務(wù)經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)檔案保管期限，按行政單位會(huì)計(jì)檔案保管期限規(guī)定辦理。
三、會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制
各單位應(yīng)建立健全會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制登記制度。各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封或抽換。借出的會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。
四、會(huì)計(jì)檔案的銷毀
會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，可以按照規(guī)定程序予以銷毀。
會(huì)計(jì)檔案銷毀的基本程序和要求如下：
1、編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊
會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出意見，合同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同進(jìn)行審查和鑒定，并在此基礎(chǔ)上編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊一般包括的內(nèi)容有：會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀日期等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
2、專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷
銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。各級(jí)主管部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，還應(yīng)當(dāng)有同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派人監(jiān)銷。各級(jí)財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。
3、不得銷毀的會(huì)計(jì)檔案
對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證以及涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。另外，正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案也不得銷毀。
【例題1·單選題】會(huì)計(jì)檔案的保管期限，應(yīng)從( )。
A.移交檔案管理部門之日算起
B.會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起
C.年度會(huì)計(jì)報(bào)表簽發(fā)日算起
D.下一會(huì)計(jì)年度首月末之日算起
【答案】B
【例題2·單選題】根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，各種明細(xì)賬、日記賬的保管期限為( )。
A.5年
B.10年
C.15年
D.25年
【答案】C
【例題3·單選題】根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，保管期限為25年的賬簿是( )。
A.現(xiàn)金日記賬
B.現(xiàn)金總賬
C.應(yīng)收賬款總賬
D.固定資產(chǎn)總賬
【答案】A
【例題4·單選題】企業(yè)年度財(cái)務(wù)報(bào)告的保管期限為( )。
A.10年
B.永久
C.15年
D.25年
【答案】B
【例題5·單選題】會(huì)計(jì)檔案是指記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的重要( )。
A. 歷史資料和證據(jù)
B. 憑證
C. 材料
D. 依據(jù)和資料
【答案】A
【例題6·單選題】以下會(huì)計(jì)資料中不屬于會(huì)計(jì)檔案的是( )。
A. 總賬
B.明細(xì)賬
C. 銀行存款日記賬
D. 購銷合同
【答案】D
【例題7·單選題】下列會(huì)計(jì)檔案中需要保管25年的是( )。
A.備查賬
B.明細(xì)賬
C.銀行存款日記賬
D.科目匯總表
【答案】C
【例題8·單選題】會(huì)計(jì)憑證一般 ( ) 裝訂一次。
A.每周
B.半月
C.每月
D.每季
【答案】C
【例題9·單選題】單位當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管( )年。期滿之后，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。
A. 10年
B. 20年
C. 1年
D. 15年
【答案】C
【例題10·單選題】財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由( )派員參加監(jiān)銷。
A. 上級(jí)審計(jì)部門
B. 下級(jí)審計(jì)部門
C. 同級(jí)審計(jì)部門
D. 公安部門
【答案】C
【例題11·單選題】其他單位如果因特殊原因需要使用會(huì)計(jì)檔案時(shí)，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)( )。
A. 可以查閱或復(fù)印
B. 只可以查閱不能復(fù)制
C. 不可查閱和復(fù)制
D. 可以借閱
【答案】A
【例題12·單選題】企業(yè)總賬的保管期限為 ( )。
A. 10年
B. 20年
C. 1年
D. 15年
【答案】D
【例題13·單選題】行政事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證的保管期限為( )。
A. 15年
B. 永久
C. 5年
D. 25年
【答案】A
【例題14·多選題】會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容是指會(huì)計(jì)檔案的范圍，具體包括( )。
A. 會(huì)計(jì)憑證
B. 會(huì)計(jì)賬簿
C. 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告
D. 其他會(huì)計(jì)核算資料
【答案】ABCD
【例題15·多選題】保管期限為3年的會(huì)計(jì)檔案有( )。
A. 月度財(cái)務(wù)報(bào)告
B. 季度財(cái)務(wù)報(bào)告
C. 月、季財(cái)務(wù)報(bào)告文字分析
D. 固定資產(chǎn)卡片
【答案】ABC
【例題16·多選題】企業(yè)的下列會(huì)計(jì)檔案中，保管期限為15年的有( )。
A. 存貨總賬
B. 長期投資總賬
C. 銀行對賬單
D. 固定資產(chǎn)卡片
【答案】AB
【例題17·多選題】會(huì)計(jì)檔案的保管期限是指會(huì)計(jì)檔案應(yīng)予保管的時(shí)間，可分為永久和定期兩類。定期保管期限分為 25年和( )。
A. 3年
B. 5年
C. 10年
D. 15年
【答案】ABCD
【例題18·多選題】企業(yè)和其他組織的會(huì)計(jì)檔案永久保管的是( )。
A. 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊
B. 會(huì)計(jì)移交清冊
C. 會(huì)計(jì)檔案保管清冊
D. 年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告
【答案】ACD
【例題19·多選題】企業(yè)和其他組織的會(huì)計(jì)檔案保管期限為5年的是( )。
A. 銀行對賬單
B. 會(huì)計(jì)移交清冊
C. 記賬憑證
D. 銀行存款余額調(diào)節(jié)表
【答案】AD
【例題20·多選題】企業(yè)和其他組織的會(huì)計(jì)檔案保管期限為15年的是( )。
A. 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊
B. 會(huì)計(jì)移交清冊
C. 記賬憑證
D. 匯總憑證
【答案】BCD
【例題21·多選題】單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)在( )中列明。
A. 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊
B. 賬簿扉頁
C. 會(huì)計(jì)檔案保管清冊
D. 會(huì)計(jì)移交清冊
【答案】AC
【例題22·多選題】單位銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由單位( )共同派員監(jiān)銷。
A. 審計(jì)部門
B. 司法部門
C. 檔案機(jī)構(gòu)
D. 會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)
【答案】CD
【例題23·多選題】會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊中應(yīng)列明所銷毀會(huì)計(jì)檔案的( )等內(nèi)容。
A. 起止年度和檔案編號(hào)
B. 應(yīng)保管期限
C. 已保管期限
D. 銷毀時(shí)間
【答案】ABCD
【例題24·判斷題】會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)核算的依據(jù)。( )
【答案】錯(cuò)
【例題25·判斷題】會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了的最后一天算起。( )
【答案】錯(cuò)
【例題26·判斷題】為方便會(huì)計(jì)檔案保管，可以根據(jù)需要對其拆封重新整理。( )
【答案】錯(cuò)
【例題27·判斷題】會(huì)計(jì)檔案只為本單位使用，各單位保存的會(huì)計(jì)檔案可以借出。( )
【答案】錯(cuò)
【例題28·判斷題】故意銷毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的行為，以及授意、指使、強(qiáng)令會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員及其他人員故意銷毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的行為，不是違法行為。( )
【答案】錯(cuò)
【例題29·判斷題】財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由上級(jí)財(cái)政部門派員監(jiān)銷。( )
【答案】錯(cuò)
【例題30·判斷題】保管期滿但尚未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷。( )
【答案】對
【例題31·判斷題】當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了的最后一天，應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案全部移交檔案部門，保證會(huì)計(jì)檔案齊全完整。( )
【答案】錯(cuò)
【例題32·判斷題】會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。( )
【答案】對
【例題33·判斷題】正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案也不得銷毀。( )
【答案】對
【例題34·不定項(xiàng)選擇題】
1.保管期限為3年的會(huì)計(jì)檔案有( )。
A.輔助賬簿
B. 固定資產(chǎn)卡片
C. 企業(yè)月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告
D. 企業(yè)季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告
【答案】CD
2.企業(yè)年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的保管期限為( )。
A. 15年
B. 25年
C. 10年
D. 永久
【答案】D
3.會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容是指會(huì)計(jì)檔案的范圍，具體包括( )。
A. 購銷合同
B. 會(huì)計(jì)憑證
C. 會(huì)計(jì)賬簿
D. 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告
【答案】BCD
4.下列會(huì)計(jì)檔案中需要保管25年的是( )。
A. 銀行存款日記賬
B. 三欄式明細(xì)賬
C. 銀行存款對賬單
D. 科目匯總表
【答案】A
