第二節(jié) 原始憑證
一、原始憑證的概念
原始憑證又稱單據(jù)，是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)由經(jīng)辦人直接取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明，是記賬的原始依據(jù)，具有法律效力，是會(huì)計(jì)核算的重要資料。
二、原始憑證的種類
(一)按照來源不同分類
1.外來原始憑證。外來原始憑證指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)，從其他單位或個(gè)人直接取得的原始憑證。如由供貨單位開具的增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票等。
2.自制原始憑證。自制原始憑證指由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員，在執(zhí)行或完成某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)填制的、僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證。如驗(yàn)收材料時(shí)的收料單、領(lǐng)發(fā)材料時(shí)的領(lǐng)料單、產(chǎn)品入庫時(shí)的產(chǎn)品入庫單等。凡是不能用來證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)際上發(fā)生或完成的文件和單據(jù)，例如購貨合同、材料請(qǐng)購單，都不能作為原始憑證。
(二)按用途分類
原始憑證按其用途不同，可以分為通知憑證、執(zhí)行憑證和計(jì)算憑證。
1.通知憑證：是指要求、指示或命令企業(yè)進(jìn)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證。如“罰款通知書，付款通知書”。
2.執(zhí)行憑證：是證明某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)完成的原始憑證。如“銷貨發(fā)票”，“材料驗(yàn)收單”，“領(lǐng)料單”。
3.計(jì)算憑證：是對(duì)已發(fā)生或完成的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行計(jì)算而編制的原始憑證。如“產(chǎn)品成本計(jì)算單”，“制造費(fèi)用分配表”，“應(yīng)付職工薪酬計(jì)算表”。
(三)按照填制手續(xù)及內(nèi)容不同分類
1.一次憑證。一次憑證指一次填制完成、只記錄一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證。一次憑證是一次有效的憑證。如現(xiàn)金收據(jù)、發(fā)貨票都是一次憑證，外來原始憑證一般都屬于一次憑證。
2.累計(jì)憑證。累計(jì)憑證指在一定時(shí)期內(nèi)多次記錄發(fā)生的同類型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證。其特點(diǎn)是在一張憑證內(nèi)可以連續(xù)登記相同性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，隨時(shí)結(jié)出累計(jì)數(shù)及結(jié)余數(shù)，并按照費(fèi)用限額進(jìn)行費(fèi)用控制，期末按實(shí)際發(fā)生額記賬。累計(jì)憑證是多次有效的原始憑證，一般為自制原始憑證，如限額領(lǐng)料單。
3.匯總憑證。匯總憑證指對(duì)一定時(shí)期內(nèi)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容相同的若干張?jiān)紤{證，按照一定標(biāo)準(zhǔn)綜合填制的原始憑證。在實(shí)際工作中，對(duì)發(fā)生數(shù)筆較多的原始憑證可以進(jìn)行匯總，編制原始憑證匯總表，如發(fā)料憑證匯總表。
(四)按照格式不同分類
1.通用原始憑證。通用憑證指由有關(guān)部門統(tǒng)一印制、在一定范圍內(nèi)使用的具有統(tǒng)一格式和使用方法的原始憑證。如全國統(tǒng)一使用的銀行承兌匯票、某地區(qū)統(tǒng)一印制的收款收據(jù)。
2.專用原始憑證。專用憑證指專門用于某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬憑證。如差旅費(fèi)報(bào)銷單、增值稅專用發(fā)票。
以上不同種類的原始憑證是相互關(guān)聯(lián)的。如現(xiàn)金收據(jù)往往是一式數(shù)聯(lián)，一聯(lián)作為出具收據(jù)單位的自制原始憑證,另一聯(lián)則是接受憑證單位的外來原始憑證.同時(shí)，它既是一次憑證，又是執(zhí)行憑證，也是專用憑證。
三、原始憑證的基本內(nèi)容
由于各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容和經(jīng)濟(jì)管理要求的不同，原始憑證的名稱、格式和內(nèi)容也是多種多樣。但所有的原始憑證(包括自制的和外來的憑證)都是作為經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始依據(jù)，必須詳細(xì)載明有關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況，必須明確經(jīng)辦單位和人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。因此各種原始憑證都應(yīng)具有一些共同的基本內(nèi)容。
原始憑證所包括的基本內(nèi)容通常稱為憑證要素，主要有：
1.原始憑證名稱;
2.填制原始憑證的日期及編號(hào);
3.接受原始憑證的單位名稱或個(gè)人的名稱;
4.經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的基本內(nèi)容(數(shù)量、單價(jià)及金額等);
5.填制單位名稱或填制人姓名;
6.經(jīng)辦部門及有關(guān)人員簽章;
7.憑證附件。
為了滿足計(jì)劃、業(yè)務(wù)、統(tǒng)計(jì)等職能部門管理經(jīng)濟(jì)的需要，有的原始憑證還需要列入計(jì)劃、定額、合同號(hào)碼等項(xiàng)目，這樣可以更加充分地發(fā)揮原始憑證的作用。對(duì)于國民經(jīng)濟(jì)一定范圍內(nèi)經(jīng)常發(fā)生的同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)由主管部門制定統(tǒng)一的憑證格式。
隨著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的復(fù)雜化，多用途、復(fù)式憑證的應(yīng)用日益增多，使原始憑證的內(nèi)容逐步擴(kuò)大。例如，銀行結(jié)算憑證大多一式數(shù)聯(lián)，分別作為收款人、付款人和雙方銀行的原始憑證。這種憑證中不僅要增加一些必要項(xiàng)目，而且要選擇其中必填的項(xiàng)目。又如增值稅專用發(fā)票，應(yīng)用面很廣，規(guī)定為一式四聯(lián)，分別為存根聯(lián)、發(fā)票聯(lián)、稅款抵扣聯(lián)和記賬聯(lián)。
四、原始憑證的填制要求
為了正確、完整、及時(shí)地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，有必要對(duì)原始憑證的填制做出明確的要求。概括起來有：
(一)記錄要真實(shí)。
記錄真實(shí)，就是要求實(shí)事求是地填寫經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，原始憑證填制日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、金額等必須與實(shí)際情況相一致，不得歪曲經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真相、弄虛作假。對(duì)于實(shí)物數(shù)量、質(zhì)量和金額的計(jì)算，要準(zhǔn)確無誤，不得匡算或估計(jì)，確保憑證所記錄的內(nèi)容真實(shí)可靠。
(二)內(nèi)容要完整。原始憑證上各項(xiàng)內(nèi)容要逐項(xiàng)填制齊全，不得遺漏和簡略。需要填寫一式數(shù)聯(lián)的原始憑證，必須用復(fù)寫紙?zhí)讓懀髀?lián)的內(nèi)容必須完全相同，聯(lián)次不得缺少，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員必須在原始憑證上簽名或蓋章，對(duì)憑證的真實(shí)性和正確性負(fù)責(zé)。
(三)填制及時(shí)
每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)，經(jīng)辦人員必須及時(shí)取得或填制原始憑證，并按照規(guī)定的程序及時(shí)送交會(huì)計(jì)部門審核、記賬，不能提前，也不能事后補(bǔ)辦，做到不積壓、不誤時(shí)、不事后補(bǔ)制。
(四)書寫要清楚。原始憑證要按規(guī)定填寫，文字要簡要，字跡要清楚，易于辨認(rèn)，大小寫金額必須相符且填寫規(guī)范，發(fā)生差錯(cuò)要按規(guī)定的方法更正，不得涂改或刮、挖、擦、改。涉及現(xiàn)金、銀行存款收付的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)、支票，都有連續(xù)編號(hào)，應(yīng)按連續(xù)編號(hào)使用，這類憑證如有填寫錯(cuò)誤，應(yīng)予作廢并重新填寫，在填錯(cuò)的憑證上加蓋“作廢”戳記，與存根一起保存，不得任意銷毀。
原始憑證數(shù)字及文字填寫應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
1.中文大寫金額數(shù)字應(yīng)用正楷或行書填寫，如壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整(正)等字樣，不得自造簡化字。如金額數(shù)字書寫中書用繁體字，如萬、圓，銀行也可受理。
2.中文大寫金額數(shù)字到“元”為止的，在“元”之后，應(yīng)寫“整”(或“正”)，在角之后，可以不寫“整”(或“正”)。大寫金額數(shù)字有“分”的，在“分”之后不寫“整”(或“正”)。
3.中文大寫金額數(shù)字前面應(yīng)標(biāo)明“人民幣”字樣，大寫數(shù)字應(yīng)緊接“人民幣”字樣填寫。未印有“人民幣”字樣的，應(yīng)加寫“人民幣”三字。
4.阿拉伯小寫金額數(shù)字前面，均應(yīng)填寫人民幣符號(hào)“￥”，不得連寫或書寫不清。
5.阿拉伯?dāng)?shù)字中間有“0”時(shí)，中文大寫金額要寫“零”字。如￥1409.50，應(yīng)寫成“人民幣壹仟肆佰零玖元伍角整。
6.阿拉伯?dāng)?shù)字中間連續(xù)有幾個(gè)“0”時(shí)，中文大寫金額中間可以只寫一個(gè)“零”字。
但如果是阿拉伯?dāng)?shù)字萬位或元位為“0”的千位和角位不是“0”時(shí)，中文大寫金額中的“零”可寫也可不寫。如￥107 000.53，的寫法有四種
①人民幣壹拾萬零柒仟零伍角三分。
②人民幣壹拾萬柒仟伍角三分。
③人民幣壹拾萬零柒仟伍角三分。
④人民幣壹拾萬柒仟零伍角三分。
7.票據(jù)的出票日期必須使用中文大寫。為防止篡改票據(jù)的出票日期，在填寫月、日時(shí)，月為壹、貳、壹拾的，日為壹至玖和壹拾、貳拾、叁拾的，應(yīng)在其前面加“零”;日為拾壹至拾玖的，應(yīng)在其前面加“壹”。票據(jù)出票日期使用小寫填寫的，銀行不予受理。
五、原始憑證的審核
審核會(huì)計(jì)憑證是正確組織會(huì)計(jì)核算和進(jìn)行會(huì)計(jì)檢查的一個(gè)重要方面，也是實(shí)行會(huì)計(jì)監(jiān)督的一個(gè)重要手段。為了正確地反映和監(jiān)督各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，保證核算資料的真實(shí)、正確和合法，會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦業(yè)務(wù)的有關(guān)部門。必須對(duì)會(huì)計(jì)憑證，特別是對(duì)原始憑證進(jìn)行嚴(yán)格認(rèn)真的審核。各種原始憑證，除由經(jīng)辦業(yè)務(wù)的有關(guān)部門審核以外，最后要交由會(huì)計(jì)部門進(jìn)行審核。及時(shí)審核原始憑證是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行的事前監(jiān)督。審核原始憑證，主要是審查兩方面的內(nèi)容。
(一)實(shí)質(zhì)性審核
實(shí)質(zhì)性審核主要審核憑證上記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合國家的政策法令、制度辦法等規(guī)定要求;是否有違法亂紀(jì)，偽造、冒領(lǐng)、貪污、預(yù)算超支、揮霍浪費(fèi)、化公為私等違法或不合理行為。如有違法，要向本單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，提出拒絕執(zhí)行的意見，必要時(shí)，可向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)反映有關(guān)情況。對(duì)于弄虛作假，營私舞弊，偽造、土改憑證等違法亂紀(jì)行為，必須及時(shí)揭露，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，嚴(yán)肅處理。
(二)形式上的審核
形式上的審核主要是審核憑證格式是否符合規(guī)定要求;內(nèi)容是否完整;數(shù)字是否正確，大小寫金額是否一致;數(shù)字和文字的書寫是否清楚;有關(guān)人員簽章是否齊全;有無刮、擦、挖、補(bǔ)、涂改、偽造等現(xiàn)象。如有手續(xù)不完備或數(shù)字計(jì)算錯(cuò)誤的憑證，應(yīng)由經(jīng)辦人員補(bǔ)辦手續(xù)或更正錯(cuò)誤。
原始憑證的審核是一項(xiàng)嚴(yán)肅而細(xì)致的工作，會(huì)計(jì)人員必須堅(jiān)持制度，堅(jiān)持原則，履行會(huì)計(jì)人員的職責(zé)。對(duì)真實(shí)、合法、合理但內(nèi)容不完整、手續(xù)不完備、填寫有錯(cuò)誤的原始憑證，應(yīng)當(dāng)退還給有關(guān)經(jīng)辦人員，并令其補(bǔ)辦手續(xù)或進(jìn)行更正。對(duì)于違反制度和法令的，會(huì)計(jì)人員應(yīng)拒絕付款、拒絕報(bào)銷或拒絕執(zhí)行，并向本單位領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。對(duì)于偽造憑證、涂改憑證和虛報(bào)、冒領(lǐng)等不法行為，會(huì)計(jì)人員應(yīng)扣留原始憑證，并根據(jù)《會(huì)計(jì)法》規(guī)定，向領(lǐng)導(dǎo)提出書面報(bào)告，請(qǐng)求嚴(yán)肅處理。
六、原始憑證錯(cuò)誤的更正
為了規(guī)范原始憑證的填制，明確相關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，防止利用原始憑證舞弊，《會(huì)計(jì)法》第十四條規(guī)定了更正原始憑證錯(cuò)誤的具體要求。
1.原始憑證所記載的各項(xiàng)內(nèi)容均不得涂改。隨意涂改的原始憑證即為無效憑證，不能作為填制記賬憑證或登記會(huì)計(jì)賬簿的依據(jù)。
2.原始憑證記載內(nèi)容有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由開具單位重開或更正，并在更正處加蓋出具憑證單位印章。
3.原始憑證金額出現(xiàn)錯(cuò)誤的，不得更正，只能由原始憑證開具單位重新開具。
4.原始憑證開具單位應(yīng)當(dāng)依法開具準(zhǔn)確無誤的原始憑證。對(duì)于填制有誤的原始憑證，負(fù)有更正和重新開具的法律義務(wù)，不得拒絕。
