第三節 記賬憑證
一、記賬憑證的概念
記賬憑證又稱記賬憑單，是會計人員根據審核無誤的原始憑證按照經濟業務事項的內容加以歸類，并據以確定會計分錄后所填制的會計憑證。它是登記賬簿的直接依據。
二、記賬憑證的種類
(一)記賬憑證按經濟業務內容分類
1.收款憑證。收款憑證是指用于記錄現金和銀行存款收款業務的會計憑證。收款憑證又可分為現金收款憑證和銀行存款收款憑證。
2.付款憑證。付款憑證是指用于記錄現金和銀行存款付款業務的會計憑證。付款憑證又可分為現金付款憑證和銀行存款付款憑證。為了避免憑證重復，對于兩類貨幣資金之間的劃轉業務(如將現金存入銀行，或從銀行提取現金)一般只編制付款憑證，不編制收款憑證。
3.轉賬憑證。轉賬憑證是指用于記錄不涉及現金和銀行存款業務的會計憑證。轉賬憑證要根據有關轉賬業務的原始憑證編制，作為登記有關賬簿的依據。
收款憑證、付款憑證和轉賬憑證，都是按交易或事項的某種特定屬性定向使用的記賬憑證，因此都屬于專用記賬憑證。此外，業務比較單純、業務量也較少的單位，也可以采用通用記賬憑證。通用記賬憑證是各類交易或事項，包括收款、付款和轉賬業務共同使用的記賬憑證。
(二)記賬憑證按用途分類
1.分錄憑證。分錄憑證是直接根據原始憑證編制，載明會計科目、記賬方向和金額的憑證。
2.匯總憑證。匯總憑證是為了簡化記賬憑證的填制工作，對分錄憑證加以匯總，據以登記分類賬的記賬憑證，如記賬憑證總表
3.聯合憑證。聯合憑證是既有原始憑證或原始憑證匯總總表的內容，同時又具備記賬憑證內容的憑證。它在自制原始憑證或原始憑證匯總表同時印有對應科目，作為記賬的依據，如發料憑證匯總表。
(三)記賬憑證按填制方法分類
1.復式憑證。復式憑證是指將每一筆經濟業務事項所涉及的全部會計科目及其發生額均在同一張記賬憑證中反映的一種憑證。
2.單式憑證。單式憑證是指每一張記賬憑證只填列經濟業務事項所涉及的一個會計科目及其金額的記賬憑證。填列借方科目的稱為借項憑證，填列貸方科目的稱為貸項憑證。其優點是便于匯總計算每一會計科目的發生額，便于分工記賬，缺點是制證工作量大，也不便于反映經濟業務的全貌。
三、記賬憑證的基本內容
記賬憑證種類甚多，格式不一，但其主要作用都在于對原始憑證進行分類整理，按照復式記賬的要求，運用會計科目，編制會計分錄，據以登記賬簿。因此，記賬憑證必須具備有以下基本內容：
1.記賬憑證的名稱;
2.填制記賬憑證的日期;
3.記賬憑證的編號;
4.經濟業務事項的內容摘要;
5.經濟業務事項所涉及的會計科目、記賬方向和金額;
6.記賬標記;
7.所附原始憑證張數;
8.會計主管、記賬、審核、出納、制單等有關人員簽章。
四、記賬憑證的填制要求
各種記賬憑證必須按規定及時、準確、完整地填制。基本要素填寫要求如下：
1.日期的填寫。現金收付記賬憑證的日期以辦理收付現金的日期填寫;銀行付款業務的記賬憑證，一般以財會部門開出付款單據的日期或承付的日期填寫;銀行收款業務的記賬憑證，一般按銀行進賬單或銀行受理回執的戳記日期填寫;月末結轉的業務，按當月最后一天的日期填制。
2.摘要的填寫。記賬憑證的摘要欄既是對經濟業務的簡要說明，又是登記賬簿的需要。要真實準確，簡明扼要，書寫整潔。
3.會計科目的填寫。會計科目應填寫會計科目的全稱或會計科目的名稱和編號，不得簡寫或只填會計科目的編號而不填名稱。需填明細科目的，應在“明細科目”欄填寫明細科目的名稱。
4.金額的填寫。記賬憑證的金額必須與原始憑證的金額相符。在記賬憑證的“合計”行填列合計金額;阿拉伯數字的填寫要規范;在合計數字前應填寫貨幣符號，不是合計數字前不應填寫貨幣符號。一筆經濟業務因涉及會計科目較多，需填寫多張記賬憑證的，只在最末一張記賬憑證的“合計”行填寫合計金額。
5.記賬憑證附件張數的計算。填制記賬憑證，可以根據每份原始憑證單獨填制，也可根據同類經濟業務的多份原始憑證匯總填制，還可根據匯總的原始憑證來填制。為了簡化記賬憑證的填制手續，對于轉賬業務，可以用自制的原始憑證或匯總原始憑證來代替記賬憑證。應當指出的是，不同類型業務的原始憑證，不能混同編制一份記賬憑證。除結賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證之外，其他記賬憑證必須附有原始憑證。附件張數的計算方法有兩種：一種是按構成記賬憑證金額的原始憑證計算張數，如轉賬業務原始憑證的張數計算。二是以所附原始憑證的自然張數為準，即凡與經濟業務內容相關的每一張憑證，都作為記賬憑證的附件。凡屬收付款業務的，原始憑證張數計算均以自然張數為準。但對差旅費、市內交通費、醫療費等報銷單，可貼在一張紙上，作為一張原始憑證附件。
附件張數應用阿拉伯數字填寫。對簡單的攤提轉賬業務，可以在摘要欄注明計算依據，而不經過分攤或計算的屬于純結轉性業務的記賬憑證可不附原始憑證。
當一張或幾張原始憑證涉及幾張記賬憑證時，可將原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面，在摘要欄說明“本憑證附件包括××號記賬憑證業務”的字樣，在其他記賬憑證上注明“原始憑證在××號記賬憑證后面”的字樣。記賬憑證上應注明所附的原始憑證張數，以便查核。如果根據同一原始憑證填制數張記賬憑證，則應在未附原始憑證的記賬憑證上注明“附件××張，見第×號記賬憑證”。如果原始憑證需要另行保管，則應在附件欄目內加以注明，但更正錯賬和結賬的記賬憑證可以不附原始憑證。
如果一張原始憑證所列支出需要幾個單位共同負擔的，應根據其他單位負擔的部分開給對方原始憑證分割單進行結算，并將該原始憑證及分割單副本附在記賬憑證后面。
6.會計分錄的填制。填制會計分錄時，應按照會計制度統一規定的會計科目，根據經濟業務的性質編制會計分錄，保證核算的口徑一致，便于綜合匯總。應用借貸記賬法編制會計分錄，便于從賬戶對應關系中反映經濟業務的情況。
在記賬憑證中，除填明應借、應貸的會計科目及金額的記賬內容外，還應填明一級科目或總賬科目所屬的明細科目。不同類型的經濟業務不得填制在一張記賬憑證中，也不得對同類經濟業務采取大匯總的辦法填制記賬憑證。轉賬憑證和通用記賬憑證應按先“借”后“貸”的順序填列，不得填制“有借無貸”或“有貸無借”的會計分錄。
7.記賬憑證的編號。會計人員應及時對記賬憑證予以編號。記賬憑證無論是全部作為一類編號，還是按收、付、轉編號，均按月從“1”開始順序編號，不得跳號、重號。業務量大的單位，可使用“記賬憑證編號銷號單”，在裝訂憑證時應將銷號單放在記賬憑證匯總表之后，使記賬憑證的編號、張數一目了然，以便查考。在使用通用憑證時，可按經濟業務發生的順序編號。采用收款憑證、付款憑證和轉賬憑證的，可采用“字號編號法”，即按憑證類別順序編號，如收字第×號、付字第×號、轉字第×號等;也可采用“雙重編號法”，即按總字順序編號與按類別順序編號相結合，如某收款憑證為“總字第××號，收字第×號”。如一筆經濟業務，需要編制多張記賬憑證時，應按順序采用“帶分數編號法”，兩張憑證之間不要填寫“過次頁、承上頁”。
歸納起來，編號方法主要有三種：①統一編號，即不分收款、付款、轉賬業務，把全部記賬憑證作為一類進行統一編號。②分三類編號，即區別現金和銀行存款收入、現金和銀行存款付出、轉賬業務，分別按“收字第×號”、“付字第×號”、“轉字第×號”三類進行編號。③分五類編號。即區別現金收入、銀行存款收入、現金付出、銀行存款付出、轉賬業務，分別用“現收字第×號”、“銀收字第×號”、“現付字第×號”、“銀付字第×號”、“轉字第×號”進行編號。
記賬憑證的編號，可以在填寫憑證的當日填寫，也可以在月末記賬時填寫。
8.簽名或蓋章。記賬憑證上規定有關人員的簽名或蓋章，應全部簽章齊全，以明確經濟責任。財會人員較少的單位，在收、付記賬憑證上，至少應有兩人(會計和出納)簽章。一張記賬憑證涉及幾個會計記賬的，凡記賬的會計均應在“記賬”簽章處簽章。會計主管對未審閱過的記賬憑證，可以不簽章，但仍應對其合法性、準確性負責，收、付款記賬憑證還應由出納人員簽章。
9.對空行的要求。記賬憑證不準跳行或留有余行。填制完畢的記賬憑證如有空行的，應在金額欄劃一斜線或“S”形線注銷。劃線應從金額欄最后一筆金額數字下面的空行劃到合計數行的上面一行，并注意斜線或“S”形線兩端都不能劃到有金額數字的行次上。
10.在采用收款憑證，付款憑證和轉賬憑證等復式憑證的情況下，凡涉及現金和銀行存款的收款業務，填制收款憑證;凡涉及現金和銀行存款的付款業務，填制付款憑證;涉及轉賬業務，填制轉賬憑證。但是涉及現金和銀行存款之間的劃轉業務，按規定只填制付款憑證，以免重復記賬。在同一項經濟業務中，如果既有現金或銀行存款的收付業務，又有轉賬業務時，應相應地填制收、付款憑證。例如，李強出差回來，報銷差旅費500元，走前已預借800元，剩余款項交回現金。對于這項經濟業務應根據收款收據的記賬聯填制現金收款憑證同時根據差旅費報銷憑單填制轉賬憑證。
11.填制記賬憑證可用藍黑墨水或碳素墨水。金額按規定需用紅字表示的，數字可用紅色墨水，但不得以“負數”表示。下列兩種情況下，金額可用紅色墨水填寫(即紅字記賬憑證)：①記賬后發現記賬憑證有錯誤，需采用紅字更正的;②會計核算制度規定采用紅字填制記賬憑證的特定會計業務。
12.記賬憑證填寫完畢，應進行復核與檢查，并按所使用的記賬方法進行試算平衡，有關人員均要簽名蓋章。出納人員根據收款憑證收款或根據付款憑證付款時，要在憑證上加蓋“收訖”或“付訖”的戳記，以免重收重付，防止差錯。
五、記賬憑證的填制方法
(一)收款憑證的填制方法
收款憑證是用來記錄現金和銀行存款、收款業務的憑證，它是由出納人員根據審核無誤的原始憑證收款后填制的，包括現金收款憑證和銀行存款收款憑證，在收款憑證左上方填列的借方科目是庫存現金或銀行存款科目。在憑證內所反映的貸方科目，應填列與庫存現金或銀行存款相對應的科目。金額欄填列經濟業務實際發生的數額，注明所附原始憑證張數后，在出納及制單處簽名或蓋章。
(二)付款憑證的填制方法
付款憑證是用來記錄現金和銀行存款、付款業務的憑證，它是由出納人員根據審核無誤的原始憑證付款后填制的，包括現金付款憑證和銀行存款付款憑證，在付款憑證左上方填列的借方科目是庫存現金或銀行存款科目。付款憑證的編制方法與收款憑證基本相同，只是左上角由“借方科目”換為“貸方科目”，憑證中間的“貸方科目”換為“借方科目”。對于涉及“現金”和“銀行存款”之間的經濟業務，一般只編制付款憑證，不編收款憑證。
(三)轉賬憑證的編制要求
轉賬憑證將經濟業務事項中所涉及全部會計科目按照先借后貸的順序記入“會計科目”欄中的“一級科目”和“二級及明細科目”，并按應借、應貸方向分別記入“借方金額”或“貸方金額”欄。其他項目的填列與收、付款憑證相同。
六、記賬憑證的審核
為了正確登記賬簿和監督經濟業務，除了編制記賬的人員應當認真負責、正確填制，加強自審以外，同時還應建立專人審核制度。因此，記賬憑證的審核，除了要對原始憑證進行復審以外，還應注意以下幾點：
1.記賬憑證是否附有原始憑證，原始憑證是否齊全、內容是否合法，記賬憑證所記錄的經濟業務與所附原始憑證所反映的經濟業務是否相符。
2.記賬憑證的應借、應貸會計科目是否正確，賬戶對應關系是否清晰，所使用的會計科目及其核算內容是否符合會計制度的規定，金額核算是否準確。
3.摘要是否填寫清楚、項目填寫是否齊全，如日期、憑證編號、二級和明細會計科目、附件張數以及有關人員簽章等。
在審核過程匯總，如果記賬前發現記賬憑證填制有錯誤，或者不符合要求，則需要由填制人員重新填制。若已記賬，應查明原因，按規定方法及時更正。只有經過審核無誤的記賬憑證，才能據以登記賬簿。
