原始單據(jù)數(shù)字化在網(wǎng)上報(bào)銷的重要性
- 發(fā)表于：2018-09-19 13:59:36
- 分類：會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)
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一是原始單據(jù)數(shù)字化有利于滿足財(cái)務(wù)審批人員需要看到原始單據(jù)進(jìn)行審批的管理習(xí)慣。傳統(tǒng)的審批流程運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)，財(cái)務(wù)審批人一般先翻閱需要進(jìn)行審批的原始單據(jù)和相關(guān)的報(bào)告等，然后簽注手工審批意見。而日前，一般的網(wǎng)上報(bào)銷應(yīng)用模式并不是把原始單據(jù)掃描進(jìn)電腦，而是由報(bào)銷人根據(jù)原始單據(jù)內(nèi)容（包括金額、事由、費(fèi)用類型、發(fā)票號(hào)碼等相關(guān)信息）在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中填寫報(bào)銷憑證，這種方式下審批人無(wú)法看到紙質(zhì)票據(jù)的影像。為了滿足財(cái)務(wù)審批人需要看到原始單據(jù)的管理習(xí)慣，有必要通過(guò)掃描儀、攝像頭等終端設(shè)備將紙質(zhì)的原始單據(jù)數(shù)字化后，作為電子報(bào)銷單的附件以備審批人調(diào)閱。同時(shí)報(bào)銷系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先配置的流程信息，將電子單據(jù)和原始單據(jù)影像一起提交給審批人進(jìn)行審批。這樣審批人審批時(shí)對(duì)報(bào)銷內(nèi)容有直觀、感性的認(rèn)識(shí)，使審批人做到心中有數(shù)。二是原始單據(jù)數(shù)字化有利于提高單據(jù)查詢的效率，優(yōu)化單據(jù)查詢的效果。目前很多財(cái)務(wù)軟件，都沒有設(shè)置對(duì)記帳憑證附件資料的存儲(chǔ)管理功能，一般只是簡(jiǎn)單地記錄每張記帳憑證附件資料的份數(shù)。操作過(guò)程一般是依椐相應(yīng)的原始單據(jù)制作電子記帳憑證，將其打印出來(lái)后并附上原始憑證資料裝訂成冊(cè)進(jìn)行管理，電子核算數(shù)據(jù)與原始單據(jù)資料是分離的。這種分離保存不便于發(fā)揮財(cái)務(wù)信息化的快捷優(yōu)勢(shì)，如需查詢某項(xiàng)內(nèi)容的附件資料，就必須先查詢電子憑證，然后再到檔案部門翻尋相關(guān)原始附件，效率的低下是顯而易見的；原始單據(jù)資料“正本”是采用傳統(tǒng)方法的訂本式管理，裝訂位置會(huì)占據(jù)一定的面積，復(fù)印“正本”資料時(shí)部分內(nèi)容會(huì)被遮蓋；另外有些“正本”資料字跡隨著時(shí)間的推移可能會(huì)出現(xiàn)不同程度的褪色，如果復(fù)印效果也。會(huì)不理想。而實(shí)現(xiàn)原始單據(jù)數(shù)字化有利于提高單據(jù)查詢的效率，查詢結(jié)果清晰、完整。三是原始單據(jù)數(shù)字化有利于會(huì)計(jì)信息高度共享、快速整合。單位領(lǐng)導(dǎo)在總結(jié)和決策時(shí)，可能需要對(duì)某一個(gè)或某一類型的項(xiàng)目進(jìn)行全面、綜合了解、分析，而原始資料已經(jīng)進(jìn)行了財(cái)務(wù)歸檔，必須通過(guò)先查電腦數(shù)據(jù)后再翻查會(huì)計(jì)記賬憑證附件資料，一一復(fù)印整理出來(lái)，困難較大，耗時(shí)耗力。而如果對(duì)所有會(huì)計(jì)信息都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)原始單據(jù)資料數(shù)字化，并進(jìn)行全面地整合、科學(xué)地分類管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享查詢，那么領(lǐng)導(dǎo)在做橫向?qū)Ρ取⒖v向比較、綜合決策時(shí)，將會(huì)事半功倍。四是原始單據(jù)數(shù)字化有利于財(cái)務(wù)公開，加強(qiáng)廉政建設(shè)。數(shù)字化的原始單據(jù)影像在財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)里可以在線查詢、調(diào)閱、對(duì)比等，增強(qiáng)了行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算的透明度及規(guī)范性，形成多部門、多用戶流程化運(yùn)轉(zhuǎn)，財(cái)務(wù)審批人、工作人員廣泛參與，多手段同時(shí)運(yùn)用的立體監(jiān)督格局，使財(cái)務(wù)事項(xiàng)在事前、事中、事后實(shí)現(xiàn)全程監(jiān)督。有利于推動(dòng)行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)公開制度，促進(jìn)建立健全公開、透明、規(guī)范的財(cái)務(wù)監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)廉政建設(shè)。
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